18 апреля 2013, 16:00

Как сэкономить время на чтении электронной почты и не только

До майских праздников осталось так мало дней, а нужно успеть так много, чтобы потом отправиться отдыхать со спокойным сердцем. Предлагаем эффективные способы найти время на всё.
Карьера Бизнес Образ жизни

Этот способ сэкономит вам сотни часов, множество сил и даст высокую производительность абсолютно на ровном месте. И всё это благодаря... самой обычной электронной почте. Точнее, тому, как с ней обращаться.

Все, кого я знаю, открывают электронную почту, как только садятся за компьютер. Дома ли, в офисе — не важно. Перед чашкой кофе, перед первой утренней сигаретой, перед первым разговором с коллегами... Всегда и везде электронная почта. А не пришло ли чего-то сверхважного? Вдруг долгожданная премия или сверхсрочное письмо начальника?

К сожалению, обычно там рассылки, уведомления из социальных сетей (вашего котика вчера два раза лайкнули) и текущие письма коллег, может быть, заказчиков. Как всегда, ничего особенного.

Ничего такого, что бы требовало мгновенной реакции.

Если вы не сидите на приёме заказов, ничего ТАКОГО, что бы требовало моментального ответа в электронной почте, не будет 360 дней в году. Почему же вы с такой настойчивостью бездарно транжирите время, затирая email-клиент глазами до дыр?

Элементарно!

Тщательная работа (да, такое идиотское времяпрепровождение тоже иногда называют работой) с электронной почтой отлично помогает не заниматься важными вещами. Когда вы пялитесь во «Входящие» и быстро-быстро отвечаете на письма, кажется, что вы заняты по уши.

Это не так.

Точнее, это так, вы заняты, но пользы от этого нет никому.

Вместо постановки важных задач, воплощения стратегических планов, захвата доли рынка, выполнения плана и увеличения сбыта (или чего вы там задумали?) вы спускаетесь на должность собственного секретаря. Не много ли чести?

Бесконечное тасование писем затягивает. Мозг очень любит занять себя жвачкой, только бы не напрягаться. Конечно, такое занятие лучше, чем сёрфинг по интернету или просиживание в «Одноклассниках», но ненамного.

Вы так ждёте очередного неважного письма, что с удовольствием бросаете важное дело. Только чтобы посмотреть, что же нового свалилось в почтовый ящик. Спокойно, товарищи! Это, как обычно, какой-то мусор.

Мне больно смотреть, как открытое окно электронной почты постоянно отвлекает людей от нормальной работы. Вся суть личной эффективности в последовательной и поступенной работе. Пришло письмо — и ей кранты.

Бедные производители почтовых программ и сервисов не ведают, что творят. Информеры, информеры, информеры. Визуальные, звуковые — на любой вкус. Только чтобы вы не пропустили, что в ящик свалился очередной кусок ерунды.

Ради этого волнующего открытия вы бросаете читать договор, прекращаете составлять документ, размышлять над решением проблемы. Потом придется всё начать сначала и потратить в два раза больше времени и сил.

Ой, прокомментировали ваш пост в ЖЖ! Какая прелесть.

Эта прелесть отняла у вас минимум 10 дней жизни в этом году. Из-за неё вы опоздали с важными делами. Медленно движетесь, занимаясь художественной перепиской вместо настоящей работы с настоящими результатами.

Вы очень любите прочесть письма, оставить их во «Входящих» и ничего не предпринять. Потом прочесть и снова оставить, и ничего не предпринять. И ещё раз, и ещё парочку.

Ради интереса посчитайте, сколько потерянно времени на ДВОЙНУЮ работу. Огромное количество, множество, масса! Вот сколько. Бессмысленно растрачен ценнейший и невосполняемый ресурс.

Ведь это так просто: если нет времени или сил отвечать на письмо — не читайте его. Просто оставьте непрочитанным. Когда время появится — обработаете и всё будет в порядке.

Нет никакой разницы (кроме лишних трат времени), будет ли письмо прочтено сейчас или завтра, — всё равно вы ничего не будете делать сейчас, если на это нет времени и сил. Пусть подождёт до завтра. Так вы хотя бы не будете дома думать о том, что не доделано.

До конца работы осталось полчаса? Не лезьте в почту. Там нет ровно ничего, что важнее пересмотра планов. Откройте список дел и пораскиньте мозгами, что бы такое предпринять, чтобы Родина стала богаче.

Наметьте задачи и идите со спокойной душой. Или головой, кому как нравится. Дома думайте о доме, о тёплой живой и настоящей жене, которой вовсе не хочется видеть вашу кислую рожу, на которой написано «я думаю о работе».

Чтобы не заниматься гадостями по утрам, установите твёрдое правило:

Не открывать электронную почту, пока не выполнено хотя бы 5 ранее запланированных дел.

Вы же строили лестницу в небо, когда планировали и создавали списки дел. По ней нужно подниматься, а то до звёзд доберутся конкуренты. Занимайтесь этим хотя бы по утрам, перед глупой рутиной.

Установите ещё одно твёрдое правило:

Проверять почту по часам, не чаще 4-5 раз в день.

Чтобы не упустить действительно важные письма, настройте автоответчик, который бы сообщал корреспондентам что-то похожее:

«Привет!

Если вы получили это письмо, я 100% получил ваше. Я проверяю почту в 11-00, 14-00 и 16-00. Если вы прислали мне счет или хотите сказать что-то очень срочное, пожалуйста, позвоните мне на мобильный +7 123 456 67 89.

С ув. и прочия и прочия».

Так вы будете уверены, что действительно важные вещи не останутся без внимания. Заставьте себя работать так, как я написал, и сразу обнаружится огромное количество свободного времени.

Правда, есть один минус: его придется занять настоящей работой. Но это вам по плечу, иначе эту статью вы бы не читали.

Больше советов, полезных рекомендаций и инструментов для организации времени вы можете узнать на моём курсе по практическиму тайм-менеджменту. Записаться на первое занятие абсолютно бесплатно можно здесь.

Автор

Николай Додонов
предприниматель, тренер по тайм-менеджменту
тренер по GTD, тайм-менеджменту и личным финансам

Есть вопрос?