29 апреля 2013, 16:55

Как разгрести вал работы перед праздниками: советы по управлению временем

В эти два дня каждый стремится переделать все дела — и побыстрее уехать отдыхать. О том, как всё успеть и не сойти с ума, в этой статье.
Образ жизни Бизнес

О полезных и бесполезных делах и задачах

Нам часто приходится, как много у человека дел и как мало он в конце концов успевает. В том смысле, что он совершает массу действий, перерабатывает кучу работы, закрывает много задач, но к намеченным целям приближается очень медленно.

С чем это связано?

Если говорить общими словами — с тем, что он не прояснил свою деятельность. То есть у него нет ясного понимания о том, что вокруг происходит и какую роль он в этом играет. Нет осознания того, как текущая ситуация влияет на цели, которые он себе определил.

Общие слова тем и хороши, что они могут относиться ко многим ситуациям. Но вот что именно делать и в чём корень проблемы не всегда помогают разобраться. Давайте посмотрим ближе.

Когда у вас масса работы и вы не знаете, за что хвататься, проблема объяснима: вы испытываете замешательство именно из-за количества дел, масштаба текучки. Другими словами, захлёбываетесь в потоке задач, в котором очень легко потеряться.

Однако текучки может быть не так много, вы можете быть довольно организованы, но продвижение к целям все равно может оказаться медленнее желаемого. В чём проблема?

В том, что смещён фокус внимания с важных задач на второстепенные.

Под этим мы понимаем не то, что вы делаете в первую очередь задачи с низким приоритетом, а задачи, которые «горят красным», откладываете. Мы имеем ввиду, что если смотреть на вашу деятельность в комплексе, то у вас есть задачи, которые продвигают вперёд, и те, которые просто помогают оставаться на месте, не терять завоёванных позиций.

Несложно понять, что вперёд нас тянут задачи, относящиеся к проектам. Те, которые приближают к поставленной цели, поднимают вверх и вверх. Чтобы было понятней, давайте представим проект как лестницу наверх, в которой каждая задача — ступенька: сделали одну — немного поднялись, сделали вторую — снова.

С такой точки зрения работа над задачами по проектам оказывается исключительно полезной, ведь она продвигает к цели, а значит, именно ей нужно отдавать львиную долю времени, сил и внимания. Впрочем, это очевидно и понятно даже без примеров. Почему в таком случае у нас проблемы с достижением целей?

Ответ — мешает текучка (которую Дэвид Аллен называет «рутина»). Хотя правильнее сказать, не сама текучка... Её может быть много, может быть мало, она может приходить волнами, может быть постоянно высокой, но так или иначе, с ней можно справиться. Главным образом мешает наше отношение к ней.

Почти все проблемы с личной эффективностью так или иначе связаны с той особенностью человека, что понятные и привычные вещи он не замечает. Вот как здоровье, например. Пока оно есть, мы его не видим. Но как только начинает уходить, сразу привлекает к себе внимание.

Точно так же мы не видим, что наши врожденные навыки работы с информацией не то что несовершенны, а абсолютно не соответствуют нынешним условиям. Пока работы мало, это незаметно, но как только дел становится больше, возникают проблемы.

Точно так же мы не видим, как именно стоит распределять внимание между делами. В первом приближении все они одинаковы — дело и дело. Для того чтобы понять, каким стоит заниматься, а каким — нет, снова приходится дожидаться кризиса, когда времени на все дела уже не будет хватать и нужно будет решать, чему отдать предпочтение.

Так вот для того чтобы прояснить, как определить важные дела и как осознать, почему они важные, подходит очень простой пример с эскалаторами. Но прежде чем мы к нему перейдём, нужно договориться о том, что мы согласны с утверждением: «Если мы не растём, мы умираем».

То есть, если компания на растёт, она уменьшается и умирает. Если не растут наши знания, они сужаются и уменьшают нашу квалификацию и т.д. Собственно, это и есть критическое отличие нынешнего мира от того, к которому мы были подготовлены: эволюцией мы приспособлены к стабильности и хорошо себя чувствуем, когда её достигаем, а в настоящее время стабильность приводит к смерти (об этом как-нибудь отдельно).

Так вот, суть примера вот в чём: эскалатор едет вниз со скоростью 60 ступеней в минуту. Предположим, вы забрались на середину (или оказались там как-то иначе). Чтобы не уехать вниз, к худшим условиям, нужно идти с такой же скоростью, с какое эскалатор едет. Вместе с тем, если мы хотим продвигаться вверх, приходится топать быстрее. Хотя бы 61 ступеньку в минуту — и продвижение гарантировано.

Приезжающие к вам ступени, те, что спускаются помимо вашей воли, те, которые вы должны «проглотить», чтобы не уехать вниз, — это рутина. Это то, что нужно сделать, чтобы не потерять работу, доход, клиентов и т.д. Это те задачи, которые подкидывает жизнь, они приходят сами по себе.

Если мы хотим просто оставаться на месте, достаточно отстреляться по текущим делам — и всё ОК. Но ведь мы договорились, что этого нам недостаточно! Мы не хотим оставаться на месте, ведь рядом по эскалатору бегут более активные компании, амбициозные сотрудники, энергичные конкуренты. Оставаясь на месте, мы так или иначе всё равно отдаляемся от цели, потому что планка всё время поднимается.

В таком случае приходится признать, что приоритетными задачами текучка не является, как ни крути. Ведь она всего-то помогает не уехать вниз. А вот те задачи, что мы себе сами напланировали, как раз оказываются нужной движущей силой. Именно они продвигают вверх, потому что обеспечивают нужную скорость продвижения.

Конечно, если считать количеством, нужно делать 60 + 1 дело, чтобы идти вверх. Но это никак не приблизит нас к реальности. Давайте отойдем от формализма, ведь мы понимаем, что эффект от новых задач, от тех, что направлены к работе по проектам, к достижению целей, гораздо выше, чем от текущих.

Вряд ли нужно считать соотношение полезности — насколько завершённое дело по проекту полезней закрытой текущей задачи. Это очевидно и так. Нам просто нужно понять, что, уделяя большое внимание работе над тем, что и так приходит к нам, мы остаёмся на месте, а делая то, что определили себе сами, — неуклонно движемся вверх.

Собственно для этого и предназначены правила работы с мессенджерами и электронной почтой, так же, как и правило ежедневного обзора. Вы всегда можете окунуться в поток ежедневных задач, для этого не нужно прилагать усилий. А вот определить путь к цели, расставить вешки и начать движение не так-то просто. Тем более, если рутины много и она активно мешает, стараясь «сдуть» нас с курса.

Выполняйте простые рекомендации, и продвигаться к целям будет проще:

  • перед тем, как начать работу, как начать что-то делать, просмотрите списки дел;
  • сделайте хотя бы 5 задач перед тем, как открыть электронную почту;
  • старайтесь поглядывать в список дел, чтобы занимать внимание не текучкой, а тем, что запланировано.

Больше советов и секретов о том, как всё успевать и ничего не забывать, на бесплатном вебинаре.

Автор

Николай Додонов
предприниматель, тренер по тайм-менеджменту
тренер по GTD, тайм-менеджменту и личным финансам

Есть вопрос?