07 мая 2013, 17:05

Как написать письмо на английском: несколько правил деловой переписки

Многих людей от самостоятельных путешествий и учёбы за границей отделяет лишь одно — страх делового общения на чужом языке. На самом деле всё не так страшно: главное запомнить основные правила. В этом поможет эта статья и наш специальный семинар 13 мая.
Иностранные языки Бизнес

Главное в деловом письме — соответствующим образом его упаковать, то есть оформить его начало и конец. Если это сделать правильно, то и всё письмо в целом будет восприниматься намного лучше.

Итак, основные формальные правила:

  • В верхнем левом углу письма нужно указать полное имя отправителя или название компании с адресом.
  • Далее указываются имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также её адрес (с новой строки).
  • Дату отправления указывают тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
  • Основной текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
  • Текст письма часто начинается с причины обращения: I am writing to you to...
  • Обычно письмо заканчивают словами благодарности (Thank you for your prompt help...) и прощанием (Yours sincerely, если вы знаете имя адресата; Yours faithfully — если нет).
  • Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
  • Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Приветствие

Любое общение начинается с приветствия — и деловое письмо не исключение.

Если вы не знаете, к кому обращаетесь (ни имени, ни должности, ни даже — мужчина это или женщина), то смело пишите

  • Dear Sir or Madam

После этого приветствия не ставится никакого знака препинания, следующее предложение начинается с новой строки. Но если привычные к русской пунктуации руки так и чешутся, то можно поставить запятую.

Если вы знаете пол и фамилию адресата, то следует писать так (имя не ставится):

  • Dear Mr Green (Miss Green/Mrs Green/Ms Green),

где Mr – это обращение к мужчине, Miss – к незамужней женщине, Mrs – к замужней, Ms – к женщине, которая не хочет подчеркивать своё семейное положение.

При более близком деловом знакомстве фамилию можно заменить на имя:

  • Dear Mr Piter

А если вы вместе не только работаете, но и уже давно дружите, то тогда можно и вовсе написать:

  • Dear Brad

Важно: про обращение к женщине. Чтобы никого не задеть и не обидеть, сейчас очень часто в деловых письмах пишут универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя). Рекомендуем воспользоваться этим советом.

Окончание

Это может быть что-нибудь скромно-стандартное, вроде:

  • Thank you and I am looking forward to hearing from you. – Спасибо и жду ответа от вас.
  • Thanking in advance. – Заранее благодарю.

Или даже целый лозунг или ваша коронная фраза:

As always, if you have any questions, please send them directly to me. – Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.

Формула вежливости в самом конце

На русском деловые письма чаще всего заканчиваются словами «С уважением, …». В английском языке вместо этого принято писать:

  • Yours faithfully, — если имя человека неизвестно, т.е. письмо начиналось с Dear Sir или Madam
  • Yours sincerely, — если имя вам известно, т.е. письмо начиналось с Dear Mr/Miss/Ms/Mrs

Если вы общаетесь с адресатом достаточно давно и обращаетесь к нему по имени, то будет уместно выбрать один из следующих вариантов «с наилучшими пожеланиями»:

  • Best wishes,
  • Kind regards,
  • Warmest regards,

Получить больше советов о том, как оформить деловое письмо, и попрактиковаться в этом можно в нашем английском бизнес-клубе — на бесплатном занятии «Официальная и неофициальная корреспонденция» 13 мая. Записаться на него можно здесь.

Автор

Учи
образовательный продюсер
Учи_новое — это сообщество для обмена знаниями. Здесь каждый может поделиться своим опытом или, наоборот, научиться чему-нибудь с помощью статьи, плейлиста, вебинара или мастер-класса.

Есть вопрос?